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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS MODANOVA S.A.S.

1. Introducción

De conformidad con la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas para conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política.

MODANOVA S.A.S., adopta la presente política, teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos de carácter personal que le asiste, se permite formular el presente texto en aras de dar efectivo cumplimiento a dicha normatividad y en especial para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje MODANOVA S.A.S.

2. Habeas Data

El derecho al HÁBEAS DATA, es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada, garantizándole a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. Por tanto, MODANOVA S.A.S. acoge tales disposiciones teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto social, continuamente está recopilando y efectuando diversos tratamientos a las bases de datos de clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de MODANOVA S.A.S. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, MODANOVA S.A.S. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de nuestro sitio web, correo electrónico, información física, mensajes de texto, mensaje de voz, aplicaciones, llamadas telefónicas, cara a cara, y en general a través de todos los medios físicos o electrónicos actuales, o que en el futuro se desarrollen, así como por intermedio de terceros que participan en nuestras relaciones comerciales o legales con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

A la luz de esta política, se entiende de manera general por “Titular” a toda persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento, y específicamente a los Clientes, Proveedores, empleados y terceros. La presente política de privacidad y protección de datos se ajustará en la medida en que se vaya reglamentando la normatividad aplicable a la materia y entren en vigencia nuevas disposiciones.

3. Tratamiento de los datos personales

3.1 Responsable y encargado del tratamiento

MODANOVA S.A.S Tiene la calidad de responsable del tratamiento de datos personales, razón por la cual, a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

§ Razón social: MODANOVA S.A.S

§ NIT: 800161656-3

§ Domicilio principal: Carrera 62 No.10-40

§ Teléfono: 7458800

El área de Servicio al Cliente es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos, recibe y canaliza todas las solicitudes e inquietudes a través del correo electrónico servicioalcliente@brissa.com.co

3.2 Encargados internos

ENCARGADOS INTERNOS

Base de datos: Empleados

Encargado interno Modanova: j_contratacion@modanova.com.co

Base de datos: Proveedores

Encargado interno Modanova: auditoria@modanova.com.co

Base de datos: Clientes

Encargado interno Modanova: servicioalcliente@brissa.com.co

Base de datos: Mayoristas

Encargado interno Modanova: j_mayoristas@modanova.com.co

3.3 Datos recolectados

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

4. Ámbito de aplicación

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de MODANOVA S.A.S. cuyo titular sea una persona natural y jurídica.

5. Definiciones

Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo cual contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. Principios para el tratamiento de datos personales

Principio de legalidad: Los datos y el tratamiento que se le haga a los mismos, deben estar bajo las disposiciones legales y reguladas por las mismas.

Principio de finalidad: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al titular.

Principio de libertad: Solo se podrán ejercer actuaciones con permiso expreso y tácito del titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención.

Principio de veracidad: Señala la Ley 1581 de 2012 lo siguiente: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible”.

Principio de seguridad: Cada persona vinculada con MODANOVA S.A.S. deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza de los mismos, por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Principio de transparencia: Se garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que estén siendo tratados conforme a lo establecido por el Decreto reglamentario 1377 de 2013.

7. Derecho de los titulares

El titular de los datos podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada, igualmente podrá ejercer su derecho a revocar la autorización suministrada para su tratamiento a MODANOVA S.A.S., a través de los canales dispuestos para tal propósito, mencionados anteriormente en el TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES - RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados, mayoristas y en general cualquier tercero con el cual MODANOVA S.A.S., sostenga relaciones comerciales y laborales deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes, peticiones, quejas y reclamos a la compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Para hacer efectivos sus derechos, podrán:

Dicha solicitud debe incluir mínimo los siguientes datos:

8. Autorización y recolección de datos

Los Titulares de datos personales podrán dar su Autorización a MODANOVA S.A.S. para el Tratamiento de los mismos, a través de cualquier medio, que pueda ser objeto de consulta posterior, manifestando de forma escrita su consentimiento para la utilización y recolección de los mismos.

El encargado del tratamiento de los datos, tiene como deber informar al titular las políticas de uso, es decir, el fin con el cual será necesitada la información solicitada. Esto lo deberá realizar en el momento de la recolección de los datos.

NO se necesitará autorización en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

b) Datos de naturaleza pública

c) Casos de urgencia médica o sanitaria

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científico

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

SIEMPRE SE DEBERÁ MANTENER PRUEBA DE LA FORMA EN COMO SE AUTORIZÓ EL MANEJO DE DATOS.

9. Finalidades en la captura y uso de datos personales

MODANOVA S.A.S., en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados estratégicos, filiales, subordinados, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar:

En relación con lo anterior, MODANOVA S.A.S., podrá ejecutar las siguientes acciones:

§ Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.

§ Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.

§ Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.

§ Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.

§ Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.

§ Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.

§ Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.

§ Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos

personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.

§ Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país, siempre que estos proporcionen niveles adecuados de protección de datos.

§ Vinculación como contratista o proveedor.

§ Control y prevención del fraude.

§ Control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo.

§ Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.

§ Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

En virtud de lo anterior, al aceptar esta Política, los terceros en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a MODANOVA S.A.S, sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, de datos personales, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente.

Por su parte quienes suministren a MODANOVA S.A.S datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento.

MODANOVA S.A.S., podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el mismo, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

10. Protección datos personales de menores de edad y adolescentes

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MODANOVA S.A.S asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales y de mercadeo que realice MODANOVA S.A.S deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

10.1 Protección de datos sensibles

MODANOVA S.A.S se obliga a salvaguardar el interés vital, los derechos constitucionales, legales y convencionales y las garantías con que cuentan los titulares de datos sensibles.

Entiéndase por datos sensibles, todos aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.

11. Tratamiento y seguridad de los datos personales

Contamos con procedimientos y estándares de seguridad que nos permiten: recabar, trasmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información personal, mediante protocolos seguros.

El titular del dato, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer y aceptar que sus datos personales pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información. MODANOVA S.A.S se reserva el derecho a modificar sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales en cualquier momento y de manera unilateral. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

12. Clasificación de las bases de datos

MODANOVA S.A.S. ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:

1. Bases de datos de empleados

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con MODANOVA S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se incorporan tanto información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral, requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso MODANOVA S.A.S. dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin previa autorización.

2. Bases de datos de Proveedores

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales y jurídicas, que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por MODANOVA S.A.S. para la adquisición de servicios y bienes para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales, públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere autorización previa del titular.

Bases de datos de Clientes (Detal y mayoristas)

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo comercial. Esta base de datos contiene datos personales, públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones comerciales con nuestros clientes.

13. Deberes de los responsables de la información

MODANOVA S.A.S., como responsable de la información presenta los siguientes deberes a su cargo:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Habeas Data.
  2. Solicitar y conservar soporte de la autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del tratamiento de la información.
  6. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

14. Atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos

14.1 Consultas

Una vez recibida la solicitud o petición, el solicitante recibirá una respuesta por parte de MODANOVA S.A.S, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2 Quejas y Reclamos

Cuando para el ejercicio de los derechos del titular, aquel considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan, podrá presentar un reclamo ante MODANOVA S.A.S a través de los canales previamente mencionados.

Se seguirá el siguiente procedimiento de atención:

  1. 1. Presentación de la solicitud.
  2. 2. Si el reclamo resulta incompleto, MODANOVA S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas y/o complete la información.
  3. 3. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del envío del requerimiento del numeral anterior, el solicitante no presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  4. 4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  5. 5. El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
  6. 6. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Vigencia

El presente manual rige a partir del 27 de octubre de 2016

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